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miércoles, 23 de marzo de 2016

Tipos de información electrónica.

Defino información electrónica como aquella que se encuentra almacenada electrónicamente y a la cual se accede también electrónicamente. Esta definición incluye “formatos tangibles” como el CD-ROM y sus posibles sucesores, DVDs ( Digital Video Discs --en ocasiones denominados Digital Versatile Discs ) así como “no tangibles” formatos como las bases de datos electrónicas y los textos accesibles en línea. Por contra no incluye la información almacenada electrónicamente a partir de la cual se generan productos impresos; así, las impresiones que se realizan a partir de bases de datos bibliográficas o de texto completo y que se entregan a los usuarios están excluidas, en lo que les concierne a los usuarios hay poca diferencia con la recepción de documentos impresos de cualquier otra fuente. De hecho, si se tuvieran que incluir las impresiones de materiales almacenados electrónicamente se tendrían que incluir la mayoría de los libros y revistas actuales.

Espero que el debate “acceso versus adquisición” – es decir, si las bibliotecas han de mantener las adquisiciones (o la conservación) de material impreso o han de descansar únicamente en el acceso remoto -- se sosiegue a medida que el sentido común prevalezca y nos ayude a descubrir que en tanto que las dos posibilidades existen, ambas son necesarias, y que es principalmente en los espacios marginales de la adquisición --esto es, material no básico-- en los que el debate se puede considerar como real [1]. En cualquier caso, esta disyuntiva ha sido fundamentalmente planteada en términos académicos, en libros y en revistas; muy pocas bibliotecas han sacrificado de forma deliberada las adquisiciones frente al acceso. Aquel bibliotecario que haya cancelado todas su subscripciones corrientes dependerá de los fondos y de la buena voluntad de otras bibliotecas [2]. Nadie sabe cuánto costará el acceso electrónico si acaba siendo la norma para las revistas científicas, ni tampoco las restricciones que se establecerán para su uso, y por tanto un bibliotecario estaría loco si cancelase muchas revistas basándose en apreciaciones sobre las nuevas tendencias económicas (como opuesto a la cancelación por razones exclusivas de falta de presupuesto). El debate puede sin embargo revitalizarse en la forma de “colecciones electrónicas versus acceso electrónico” -- es decir, si es mejor adquirir bases de datos bibliográficas o de textos completos en CD-ROM, frente al acceso en línea a los mismos (o, para el acceso al texto completo, por el convencional sistema de la fotocopia y del préstamo interbibliotecario)--; frecuentemente esta es la disyuntiva.
Por supuesto, la información electrónica incluye un buen número de materiales que no están disponibles de ninguna otra forma: algunos están en los bulletin boards, algunos ofrecidos por organizaciones reconocidas, otros simplemente puestos allí por particulares. Algunos son gratuitos, otros son de pago.
Muchas personas tienen en la actualidad sus propias home pages . Desde el momento en que personas a título individual pueden colgar lo que quieran en Internet, y puesto que también algunas organizaciones parecen utilizarlo como lugar para poner de todo, el World Wide Web se ha convertido en un gigantesco ciberbasurero. Conversaciones entre grupos y personas se establecen a través de Internet; una persona puede sentarse en casa y comunicarse con gentes de todo el mundo sin reunirse con nadie en absoluto --puede convertirse en un ermitaño global.

Una de las principales características que distingue Internet del material impreso (así como de los formatos electrónicos tangibles) es que se trata de un sistema interactivo. Otra es que la información electrónica (tanto tangible como intangible) puede incluir diversas formas de comunicación --texto, imágenes y sonido. Existe la expectativa de escuchar prácticamente cualquier pieza de música conectándose a Internet; y el arte en Internet puede llegar a ser una nueva rama de las artes visuales.
Hace pocos años tuvimos que elegir entre usar o no usar información electrónica --en tanto que tuvimos que escoger al comprar música entre discos de vinilo, casetes o discos compactos. En el caso de las grabaciones sonoras, en la actualidad sólo se puede escoger entre casetes y CD; aquellos que se aferraron al vinilo hasta el último momento tuvieron que adquirir reproductores de CD si querían no limitarse a las grabaciones disponibles en casete. El material textual aún no ha alcanzado ese nivel de evolución, y es casi seguro que nunca lo alcanzará en el sentido de substitución total de los impresos por las versiones electrónicas. Pero cada vez está siendo más difícil estar al corriente de la información y los avances del conocimiento utilizando únicamente textos impresos, ya que una gran cantidad de las fuentes apropiadas están disponibles únicamente en versión electrónica. En algunos casos se trata de nuevos materiales, que anteriormente no habían existido; mientras que en otros se trata de antiguas versiones impresas que ya no lo son (en el campo de la Biblioteconomía, este hecho se produce en bastantes revistas publicadas por MCB Press). Dentro de las limitaciones que presenta predecir totalmente el futuro, yo espero que en, digamos, diez años
la mayoría de los libros se publicarán como hasta ahora, con la excepción de algunas obras académicas con un mercado reducido; éstos probablemente se publicarán bajo demanda ;
la mayoría de revistas para el público en general se publicarán como en la actualidad;
la mayoría de las revistas científicas fundamentales continuarán con la versión en papel, pero también serán accesibles en línea y posiblemente en formato electrónico tangible (especialmente para la colección retrospectiva);
la mayoría de las revistas científicas marginales serán accesibles únicamente en línea.
Como diré posteriormente, algunas de estas profecías se verán afectadas por cambios más radicales en la forma de presentación.
Superabundancia y control de calidad.

La superabundancia de información nos ha acompañado desde hace bastante tiempo. Las quejas sobre el número de libros y revistas publicadas datan del siglo pasado, y se han visto incrementadas notablemente desde la Segunda Guerra Mundial. Han existido demandas para un mejor control de calidad de las publicaciones. Sin duda alguna, muchas de ellas son justificadas. Sin embargo, hasta el día de hoy siempre ha existido el control ejercido por el mercado. Éste mide la “publicabilidad” no en términos de calidad sino en términos del dinero que podrá generar, y que puede ser realmente contrario a la calidad. No obstante, siempre ha existido gente interesada en, por ejemplo, música clásica para constituir un mercado para las grabaciones de compositores, ya fueran oscuros como de reconocido prestigio; y siempre han existido bibliotecas dispuestas y capaces (incluso obligadas) a adquirir bibliografía de investigación de gran calidad, aunque de baja demanda comercial.
Una de las características interesantes del WWW es que el control ejercido por el mercado no le afecta necesariamente. No hay mayor control sobre lo que la gente puede decir en Internet que sobre lo que podría decir personalmente. De hecho, hay quien pone cosas en Internet que normalmente nunca habría soñado decir en persona. Algunos de los contenidos del WWW son similares al tipo de conversación que podríamos esperar escuchar por casualidad en un bar, incluso encontraríamos cosas cercanas a las que se oirían de madrugada en dicho bar cuando una buena parte de los ocupantes están borrachos. Esto no es “información” tal y como habitualmente lo entendemos, si bien puede llegar a serlo con el tiempo; la basura actual se convertirá en la materia prima de la historia del futuro --qué no hubiéramos dado por una conversación entre un pequeño grupo de hombres y mujeres prehistóricos, o por una discusión en una fonda de la Barcelona del siglo XVI? De hecho estoy bastante sorprendido de que los sociólogos no hayan hecho un mayor uso del material disponible en Internet para analizar las tendencias modernas o las preocupaciones de sectores de la población; esto no sería diferente del movimiento surgido en el Reino Unido antes de la Segunda Guerra Mundial denominado Mass Observation , que se dedicaba a grabar conversaciones en los pubs.
Incluso si se evitan los numerosos grupos de discusión de carácter estrafalario en el Web, queda todavía un vasto y creciente volumen de material que puede ser interesante o importante para un usuario serio. 

Como ya se ha hecho notar, puede proceder de una autoridad reconocida, o puede ser que no sea así; en cualquier caso no será posible saberlo en un buen número de casos. No hay garantías sobre su exactitud, si bien a lo largo de consultas sucesivas se podrán observar correcciones. Tal como los conocemos, los periódicos contienen una gran cantidad de contenidos triviales y numerosas tergiversaciones; estoy seguro que todos ustedes habrán encontrado con frecuencia asuntos seriamente modificados en relación a alguna historia que ustedes conocen de primera mano. Pero en casi todos los países existe algún tipo de control legal sobre lo que la prensa puede decir (en algunos países lo hay en exceso). A pesar de los tímidos intentos para establecer alguna forma de control sobre Internet, es difícil de imaginar la viabilidad de un control real sobre todo lo que aparece, incluyendo el material colocado en la Red de buena fe.

Esta situación no afecta únicamente a la información “popular”, aquella que entraría en la misma categoría en la que figuran los materiales que la gente va a buscar a una biblioteca pública (utilizo información “popular” en contraste con información “científica”, no en ningún sentido despectivo). Afecta también al material supuestamente erudito. Una de las quejas recurrentes sobre el sistema convencional de publicación en revistas científicas es su lentitud, y que ocasiona, en algunas ciencias en particular, que la información se vuelve obsoleta en el momento que aparece la publicación. Parte del retraso es debido a los procesos de producción, pero en gran medida se debe a los procesos destinados al control de calidad, en particular el sistema de evaluación [**]. Los autores tienen en la actualidad la posibilidad de elegir entre colgar sus artículos directamente en Internet sin revisión o esperar la revisión para así publicarlos en una revista científica convencional. Una alternativa es revisar los artículos y ponerlos en Internet como parte de una revista virtual, aunque en ese caso existirá aún algún retraso. 

Otra es poner primero los artículos en Internet y publicarlo formalmente a posteriori, de forma que la versión impresa se convierte en gran parte en un medio para dejar constancia para la posteridad; la versión en línea puede ayudar en el proceso de evaluación estimulando comentarios y críticas.
No es mi trabajo aquí observar la información electrónica desde el punto de vista del autor; pero los problemas de los usuarios están íntimamente relacionados con las contribuciones de los autores. Para ello es importante conocer el prestigio de cada pieza de información supuestamente erudita en Internet.
Experiencias y actitudes de los usuarios frente a las revistas electrónicas.
Han sido realizados algunos estudios sobre la actitud de los usuarios hacia la información en línea, una buena parte de ellos dedicados a las revistas electrónicas y en campos específicos del saber, o ligadas a proyectos concretos de investigación. Mencionaré tan sólo algunos de ellos: “Preliminary user studies in the CORE (Chemical Online Retrieval Experiment) project suggest inter alia that users search more effectively with computer than with paper indexes, read and absorb contents as effectively with computers displays as on paper, prefer paper for close reading of articles, wish to organize their own display screen, [and often like to browse, not search the collection.” [3]

En un grupo analizado de ingenieros (los cuales tienden a buscar mucha menos información que los científicos puros), se realizaron algunos comentarios interesantes, por ejemplo:
“The biggest problem is knowing what to look for. You can have all these search engines, but it takes hours to browse, and then you find that the information you get isn’t what you’re looking for.”
“...there’s no intelligence built in... In the library, you could ask a librarian for a particular book, with a description or a picture, and the librarian could find the book. You can’t do that with the Web.”
“I get sidetracked a lot. I see something that looks interesting and look at that.”
“It’s like looking for a needle in a haystack.” (informe no publicado).
En otro estudio [4], los investigadores entrevistados expresaron su deseo de disponer copias en papel para el estudio; el pago por uso lo consideraron impopular, no tanto (o no sólo) a causa de pago requerido, sino en razón de lo engorroso y molesto del sistema; y consideraron que la instalación del programa lector Adobe Acrobat les exigió mucho tiempo y esfuerzo, al tiempo que ocupaba una gran cantidad de memoria.

El proyecto TULIP de Elsevier [5] también generó algunos datos interesantes, concluyendo que los usuarios parecían requerir facilidad de uso, acceso a toda la información por una única fuente, capacidades efectivas de búsqueda, rapidez en la publicación, posibilidad de descarga y de impresión, buena imagen en la calidad del texto, cobertura adecuada de la revista y de su periodicidad, y enlaces de información.
Un proyecto financiado por la British Library denominado Cafe Jus [6], que estudió al personal y a los estudiantes de la Loughborough University, refutó numerosos mitos, entre ellos la creencia de que todos los usuarios tienen su propio PC conectado en red, que el acceso en línea es rápido y cómodo, y que los profesores leen en la mesa de su despacho.

Otros numerosos estudios podrían ser citados; uno especialmente interesante es un informe referido a los servicios CASIAS, sobre los cuales existe también una excelente bibliografía [7]. En tanto que se podrían extraer algunas conclusiones generales y comunes de los diversos estudios, la mayoría dedicados a estudiar profesores, investigadores o profesionales, podríamos decir que
hay diferencias entre las diferentes áreas temáticas en la forma como cada grupo ha adaptado o apreciado el acceso en línea a los documentos,
se pueden observar diferencias entre los universitarios y los otros profesionales,
hay diferencias muy substanciales entre diferentes individuos,
hay un gran acuerdo en torno al grado de frustración y de tiempo malgastado a causa de inadecuación del software de búsqueda, de la ineficacia de la interfaz de usuario, y del volumen de material inútil,
se producen irritaciones varias causadas, por ejemplo, por los mecanismos de pago dispuestos,
el papel es todavía soporte preferido por algunos usuarios y para algunos propósitos.

Los estudios llevados a cabo como parte de experimentos, aunque puedan ser indicativos, no nos ofrecen una imagen completa o representativa. Una visión más amplia se encuentra expresada en un artículo en Business Week [8], en el cual tres periodistas americanos ofrecían “three pithy responses with the intention of summarising the opinion of millions of network users around the world ... Firstly, ...’it’s too slow’ ... . Secondly, ‘it’s not built right’: security is poor, support for multimedia is weak, and charging for use is problematic. And thirdly, ‘good stuff is hard to find’”. Pocos estarían en desacuerdo con estas opiniones.
Las personas que se enfrentan con el WWW pueden ser clasificadas entre dos extremos como admiradores o como cibérfobos (o tendríamos que decir aracnidofobos?), con varios matices intermedios, incluidos el inexperto y el incompetente. Deberían en consecuencia diseñarse los sistemas a la medida de los usuarios más débiles, y puede esto hacerse sin volver locos a los usuarios sofisticados? En la categoría de admiradores se encuentran algunos estudiantes que nunca usan otras fuentes de información que no sea Internet si las pueden evitar. Esto es parcialmente debido a que les gusta usar el sistema, y en parte porque sus bibliotecas frecuentemente no disponen en existencia o en las estanterías de los documentos que ellos desean. El WWW puede que tampoco contenga aquello que ellos quieren, pero como uno de ellos me dijo en una ocasión “generalmente encontramos algo relevante”, sin necesidad de usar la biblioteca. Es verosímil que cada vez más estudiantes se comporten de esta forma; ahora bien, podrán hacerlo si disponen del equipamiento en cualquier momento del día sin necesidad de ir a la biblioteca. Independencia del tiempo o del espacio --aunque no de la maquinaria-- es de hecho otra de las grandes características de Internet.
Parece igualmente verosímil que algunos usuarios continuarán con su preferencia por el material impreso. Hay buenas razones para dicha opción, incluso en el sentido de no considerar la impresión desde el ordenador como un substituto adecuado. Una primera razón fundamental es que hojear libros y revistas es diferente de hojear en línea. Esta última opción tiene sus ventajas, en particular, se puede explorar un amplio abanico de posibilidades, de materias, de lugares, de gentes o cualquier cosa sobre un lugar --algo que requeriría un gran número de libros de consulta si quisiéramos utilizar medios impresos. La posibilidad de encontrar cosas por accidente [***], como opuesto a búsqueda sistemática de información sobre una materia particular, es también bastante buena en el medio electrónico. Hojear en bases de datos impresas es mucho menos satisfactorio. Sin embargo, cuando se va al texto en sí, la visualización en pantalla es más pobre que la visualización en la página impresa, y en consecuencia hojear se hace más difícil. Cuando tomo un número reciente de una revista impresa, puedo encontrar muy rápidamente si hay algo que me pueda interesar; puedo examinar (o “examinar superficialmente”[****]como McKnight [9] lo denomina) artículos apropiados para ver si hay alguna que valga la pena explorar más a fondo; y, en muchos casos, localizo información que nunca hubiera buscado pero que he reconocido como interesante cuando la he visto. La búsqueda específica es adecuada dentro de los intereses personales consolidados, pero con frecuencia necesitamos información que está en la franja de los intereses especiales o que está fuera de ellos, pero que arroja nueva luz sobre ellos o simplemente introduce un nuevo interés. Sospecho que esta situación es más común de lo que se cree, pero en cualquier caso su potencial importancia está fuera de toda proporción en relación a su frecuencia de ocurrencia; por ello es el camino por el que nuevas ideas se llegan a alumbrar y por el que nuevo conocimiento se genera.

La cuestión clave es exposición. El material impreso ofrece una forma de exposición que no se alcanza en línea. La diferencia es muy similar a la que existe entre mirar escaparates y la consulta de un catálogo de venta por correo, en el que ojeamos indirectamente hojeando el catálogo. Ambos sistemas de venta tienen su utilidad, y no desearía prescindir de ninguno de ellos.
Para poder buscar información hojeando y para encontrar información relevante por azar se requiere que exista un amplio surtido de materiales disponibles para ser expuestos, y las bibliotecas han asegurado dicha exposición. La disponibilidad sobre el terreno, en forma medios electrónicos tangibles, tiene ventajas sobre el acceso en línea, pero no en cuanto a exposición (como tampoco existe en el caso de materiales impresos en almacenamiento de acceso cerrado). Podría parecer tentador para las bibliotecas construir, hasta el límite que los derechos de autor lo permitan, colecciones electrónicas locales, pero al margen de las lecturas recomendadas para los estudiantes es realmente difícil saber qué se ha de coleccionar. Se podría pensar que los artículos de revista utilizados una vez podrían ser almacenados para futuros accesos, sobre la base de una posible búsqueda del artículo en la misma institución, pero este no es el caso. Los almacenes electrónicos, ya sean locales o remotos, son mucho más útiles para piezas que los usuarios conocen y desean que para hojear. Sin embargo, lo que muchos usuarios desearían es disponer de su propio almacén electrónico, descargado en CD o DVD grabables; pero esto, como muchas otras cosas, plantea problemas de copyright.
Existe otro problema con el acceso en línea a las revistas que un usuario desea controlar. Es fácil descubrir en que momento aparece un nuevo número de una revista en papel; conocer cuándo está disponible un nuevo número de una revista electrónica exige una vigilancia constante.
Problemas de uso actuales.

Algunos de los problemas observados por los usuarios han sido ya mencionados, pero hay que considerar algunos más. Uno de los mayores problemas del acceso a la información en línea en Europa es establecer conexión con servidores muy visitados y descargar ficheros después de que se despierten los Estados Unidos. En el Reino Unido es preferible conectarse antes de las doce de la mañana; los usuarios más al Este disponen de una o dos horas antes de que el tráfico se congestione.
Un problema aún mayor es encontrar aquello que se busca. Un sito web muy visitado, como por ejemplo una revista electrónica, pronto se vuelve familiar, pero buscar webs que anteriormente no se habían visitado puede ser muy dificultoso. Existen numerosos instrumentos de navegación, de variada calidad y efectividad, en constante mejora. Sin embargo, incluso las más perfeccionadas ayudas a la navegación se enfrentan a volúmenes crecientes de información. No es sorprendente pues que incluso usuarios competentes y expertos se frustren o impacienten. Al igual que los inexpertos o menos competentes, pueden encontrase perdidos durante horas. Existen también aquellos que se encuentran demasiado intimidados para usar el sistema. Se podría pensar que no son muchos, pero yo personalmente creo que hay muchos; no son noticia porque tienden a ocultar su ciberfobia. Todos nosotros conocemos usuarios de biblioteca que nunca usan los catálogos a menos que sea absolutamente necesario, y por tanto no los utilizan eficientemente. También conocemos a gente a la que intimidan las bibliotecas, y les aterrorizan las de mayores dimensiones. Las dificultades del uso de Internet son ampliamente mayores que las que plantea cualquier biblioteca o catálogo por complejo que sea.
En las continuas discusiones sobre si las bibliotecas públicas tienen un futuro y cual podría éste ser, la asistencia a los usuarios que han de acceder a la información en línea ha sido propuesta como una función útil y importante [10]. Y aunque de los escolares y los universitarios, que han crecido entre ordenadores, se espera que utilicen Internet con la misma familiaridad que el teléfono, nos encontramos que necesitan ayuda frecuentemente, y en este sentido no espero cambios significativos en el futuro. Confieso que en ocasiones yo mismo agradezco algún tipo de asistencia experta para no tener que usar mi propio tiempo de forma menos experta. También observo que cuando no he utilizado Internet (excepto para e-mail) durante tres o cuatro semanas, necesito algún tiempo para recordar como funciona todo; esto puede ser un problema real para aquellos que lo usan mucho menos que yo.
Las bases de datos en línea existen desde hacer bastante tiempo. Cada una tiene su propio sistema de búsqueda, que se ha de aprender si se desea usar el sistema efectiva y económicamente. Como consecuencia los usuarios tienden a aferrarse a una base de datos, a pesar de que los estudios han demostrado que para una completa cobertura de un tema cualquiera es frecuente que se necesiten tres o cuatro bases de datos; investigaciones desarrolladas por mí en las ciencias sociales hace algunos años indicaron que para algunos temas el uso de una base de datos principal podría suministrar una cobertura de tan sólo el 60% del material relevante [11]. Existen en la actualidad sistemas que permiten acceder a diversas bases de datos como si se tratase de una sola; el usuario introduce los términos de búsqueda que son traducidos al estilo apropiado de cada base de datos, y los resultados son presentados de forma conjunta. Tales sistemas están empezando a ser disponibles de una forma más generalizada; por ejemplo, Swets lanzó en mayo de 1997 SwetsNet, que ofrece “customers access to a wide range of electronic journals from many publishers, using a single interface and search engine”,[12] de este modo aparentemente no encontramos en el camino hacia los requerimientos de los usuarios. Idealmente debería existir un sistema similar que permitiese búsquedas simultáneas en diversos CD-ROMs, pero esto presumiblemente debe ser imposible a menos que todos los contenidos fueran previamente descargados en el ordenador (lo que requeriría una memoria gigantesca si muchos discos se ven implicados).
Aunque el acceso combinado a bases de datos de diversos productores no está del todo generalizado, han existido grandes avances en software amigable en los sistemas de algunas compañías que ofrecen acceso a material no generado por ellas mismas. Estoy pensando en sistemas como Engineering Information Inc.’s Ei Village, que pretende suministrar toda la información que los ingenieros puedan necesitar de una forma sencilla. Integra un servicio tradicional en línea de indización y resumen, acceso con valor añadido a más de 8400 sitios web, contactos con consultores de ingeniería, conexión con un bibliotecario especializado, y acceso a otros recursos o servicios de interés para ingenieros [13]. Existen muchos otros sistemas. De interés son también experimentos como los de la University of Michigan, el cual pretende crear un entorno en el cual se disponga en el ordenador de sobremesa de una biblioteca personalizada edificada sobre colecciones de fuentes de información mundiales (véasehttp://telemachus.engin.umich.edu/UMDL_UI/proto.mtml> ).
Sin embargo, siempre existirá un problema con el software, y también con el hardware. Para los usuarios actuales, podría ser conveniente que todos los sistemas fueran idénticos o como mínimo compatibles, y que también se “congelasen” o evolucionasen todos de forma conjunta. No obstante, esto impediría la competencia que estimula el progreso. En cualquier caso, parte del problema radica en los sistemas de indización, no en el software. No existe otra solución que la ya mencionada, a saber, el desarrollo de software que supere las diferencias en todo cuanto afecta al usuario.
Existe otro problema: una red en su totalidad pude venirse abajo, quizás durante varias horas en un momento dado, como sucedió con América Online en dos ocasiones hace pocos meses. La capacidad de algunas líneas de comunicación se estira hasta sus límites en los momentos en los que el tráfico alcanza un máximo en su volumen. Algunas partes del mundo están aún peor servidas con enlaces de comunicación de todo tipo. Es de esperar que de forma gradual la instalación de cables de gran ancho de banda se universalizará, pero siempre puede existir una carrera entre el incremento del tráfico y la tecnología. Es interesante observar lo impacientes que nos han hecho los ordenadores a todos nosotros: podemos aceptar satisfactoriamente la espera de una o dos horas para entrar a un campo de fútbol, pero cuando nos sentamos en el ordenador esperamos un servicio instantáneo, y si no es así nos quejamos insistentemente.
Perspectivas de futuro y problemas para los usuarios.
Mencionaré una posibilidad como tal, posible pero al tiempo muy remota. Consiste en imponer no solamente control sobre el Web sino también dotarlo de estructura. Internet no ha estado nunca organizado, y en la actualidad es tan global que resulta difícil imaginar quién podría organizarlo de una manera similar a una biblioteca, con los materiales dispuestos en bloques discretos.
El pago va a ser una de las cuestiones candentes, aunque podríamos considerar que se trata no de uno, sino de varios problemas en uno. En primer lugar, el precio a pagar debería ser controlado por el mercado, pero el control sobre productos monopolísticos como las revistas científicas no será mejor que en la actualidad a menos que los usuarios paguen por sus consultas y no reclamen el costo a departamentos universitarios o similares. En segundo lugar, los mecanismos de pago, especialmente los relacionados con la satisfacción de los derechos de autor, pueden ser engorrosos y pesados. Sin embargo, parece ser que hay cada vez más usuarios dispuestos a pagar. Un estudio reciente de una agencia de investigación de mercados [14] sugería que un 25% de los usuarios actuales de Internet estarían dispuestos a pagar por la información en línea, aunque por contra otros estudios estiman la cifra en tan sólo 9%, y en cualquier caso el estudio no distingue entre diferentes tipos de usuarios, ni considera qué precio estarían dispuestos a pagar los clientes.
El tiempo –que también es dinero—será igualmente una pieza clave. Incluso si los mecanismos de búsqueda mejoran, y aunque lo hagan también los mecanismos de filtrado, gastaremos grandes cantidades de tiempo frente al terminal, especialmente si todos nos vemos obligados a usar la Red una vez que las posibilidades de usar el papel como alternativa sean cada vez más reducidas.
Tanto el costo como el tiempo harán necesaria la existencia continuada de algo muy similar a una biblioteca, que pueda controlar los costos y responsabilizarse de los pagos, al tiempo que pueda ofrecer la selección y el filtrado ausentes en el sistema.
Sin embargo, son posibles cambios más profundos. Creo que los cambios que hemos visto hasta ahora son sólo el principio de una revolución de las comunicaciones. Los debates sobre acceso generalmente han dado por sentado que se accede a libros, revistas, informes, así como a las bases de datos bibliográficas que los indizan. Pero si Internet se convierte en un medio generalizado para hacer disponible la información, seguramente tendrá un mayor impacto sobre la naturaleza de lo que se hace disponible y sobre cómo se accede.
La naturaleza de los libros y revistas ha sido en gran parte determinada por el formato físico y por el mercado. Una de las ventajas de las revistas es que empaquetan de forma cómoda artículos en un campo más o menos delimitado del conocimiento, de forma que los usuarios pueden razonablemente asegurarse que cuando un nuevo número aparece contiene material que les interesará. Otra es la ya mencionada garantía de calidad ofrecida por la evaluación. En tercer lugar, y también en relación a la calidad, nos encontramos que existe una competencia entre títulos y editores y por tanto las fuerzas del mercado tienen voz y voto, si bien se trata de un mercado imperfecto pues los usuarios, que son personas, no son generalmente los compradores, que son bibliotecas. El reconocimiento que confiere la publicación en una revista científica de prestigio, aunque sea un reconocimiento mínimo, es suficiente para que los autores desestimen, en buena medida, la posibilidad de colgar sus artículos en Internet como piezas individuales. Dicha alternativa ha sido sugerida con frecuencia, principalmente como reacción a lo que los investigadores y universitarios consideran su explotación por parte de los grandes editores de revistas.
El cambio puede ir mucho más allá. La publicación de muchos libros no es rentable por debajo de un determinado precio, y un cierto precio significa una longitud mínima; en el otro extremo de la escala, artículos de más de 20 páginas o menos de 5 no son aceptados por un buen número de revistas. Si alguien quiere publicar algo de, digamos, 80 páginas, puede llegar a ser una misión imposible.
Estas limitaciones se pueden superar si el material se cuelga en Internet. No hay razones para condicionar la extensión de la publicación, ya sea de una o de 80 páginas, o de cualquier otra extensión. Y no solamente esto, sino que no hay ninguna necesidad de presentar conjuntamente fragmentos de información que podrían igualmente ofrecerse por separado, como piezas de una enciclopedia pero sin encuadernar en un mismo volumen. Los escritos en el ámbito de las humanidades y de las ciencias sociales requieren con frecuencia el desarrollo de un argumento, apoyado por la acumulación de evidencias, de esta forma el todo acaba siendo mayor que la suma de las partes. Pero en ciencia y tecnología raramente se produce esta situación. Es por ello que podríamos ver los libros y las revistas gradualmente suplantados por fragmentos de información mucho más pequeños. Esto podría ser popular entre científicos atareados, tanto en calidad de autores como de lectores. Los problemas de indización, automática o manual, de un cuerpo de conocimiento masivo de esta naturaleza serían horrorosos, como también lo serían los de archivo; sin embargo problemas igualmente importantes no han impedido desarrollos parecidos en el pasado. Así pues, el proceso ya ha comenzado: algunas contribuciones a grupos de discusión en línea constituyen piezas valiosas de información por si mismas.
La descomposición de los formatos establecidos y la creciente falta de distinción entre los artículos eruditos y las aparentemente insignificantes contribuciones hará la tarea de acceder a información relevante mucho más dura que ahora. Como ya se ha hecho notar, el Web puede contener cualquier cosa, desde una conversación trivial hasta el artículo científico más elaborado. El problema será discernir qué es qué. La indización por materias, a la cual se han dedicado mucha atención y pensamiento, realmente no ofrece una respuesta. Lo que se necesita es una indicación de la naturaleza del documento o de su audiencia (p. ej. popular, recreativa, educativa o científica), y si la intención es que sea una publicación efímera o de mayor interés permanente. Desgraciadamente, es imposible observar si esto está sucediendo; los intentos de hacer algo similar con los libros convencionalmente publicados no han llegado muy lejos e incluso si la tarea no fuese infinitamente inmensa para la información electrónica nadie que no fuese el autor la podría realizar. Sin embargo, debería ser posible marcar si un artículo científico ha sido vetado o no, anotado con los nombres de aquellos que así lo hayan decidido. Si vamos a sacrificar el sistema de comercial de publicación y de evaluación, los autores deberían ser estimulados a vetarse entre ellos, con la certeza de que esto añadiría credibilidad al material publicado. Si esto se pudiera hacer como condición para el reconocimiento de los artículos electrónicos y que así gozasen del mismo prestigio que los artículos publicados en revistas científicas convencionales, todos saldríamos beneficiados. También sería de mucha utilidad un sistema inteligente y semiautomático de notificación de nuevos materiales de interés para el usuario: no sólo los últimos números de las revistas que se desean ver, sino otros materiales. El sistema debiera operar como un buen documentalista manejando un perfil de DSI, pecando por exceso en cuanto a la cobertura de forma que fuera el usuario quien finalmente realizase la selección final. Reconozco las dificultades que presenta diseñar un sistema de esta naturaleza que funcione, pero no creo que esté fuera de la capacidad de los expertos el producirlo. Me gustaría también disponer de un sistema por el cual pudiera formular una consulta en mis propias palabras y que realizase por si mismo la búsqueda para mi. Una de las virtudes de los ordenadores es la capacidad de personalizar los servicios de información; esta capacidad se tendría que explotar. Semejantes mejoras no acabarían con los profesionales especialistas de la información, sino que les permitirían aumentar su efectividad.
Información electrónica “tangible”.
Prácticamente todo lo que he dicho hace referencia a lo que he denominado información electrónica “no-tangible” --acceso en línea. Los formatos “tangibles” como el CD-ROM y su sucesores presentan relativamente pocos problemas al margen de los derivados de la lectura en pantalla. Generalmente no se utilizan a menos que sepamos más o menos qué es lo que contienen, por tanto no se presentan las dificultades de descubrir tesoros enterrados. Son ideales para algunas cosas, como bases de datos retrospectivas o enciclopedias, y aún lo serán más gracias a la mayor capacidad de los DVDs (Sony ha desarrollado un DVD con una capacidad de 12 gigabytes) que evitarán la fragmentación de grandes bases de datos en dos o más discos.
No existen problemas para acceder a discos tangibles, ni el acceso implica costos adicionales para los usuarios, ya que la adquisición o la licencia de utilización la soportan fundamentalmente bibliotecas y no tanto los individuos. Pueden integrar tanto acceso a datos bibliográficos como a texto completo. En este sentido, podría ser muy útil disponer discos de texto completo con selecciones de revistas científicas fundamentales en ciertas áreas, y que fueran mucho más limitadas y selectivas que las presentadas en ADONIS. Uno de los problemas que presentan los discos compactos es que utilizan programas de consulta muy variados. La actualización de la información también implica dificultades aunque en este terreno son más eficaces que los libros impresos. Quizás el mayor problema a largo plazo para los compradores individuales puede ser la obsolescencia de soportes y de lectores y el costo que representa reemplazarlos: no hace tanto que utilizamos el CD-ROM, y es difícil pensar que a su vez el DVD no sea reemplazado por algo mejor y con más capacidad.
Las ventas en CD-ROM de muchas bases de datos han caído poco a poco desde el punto álgido alcanzado hace pocos años a causa del incremento en el acceso a bases de datos en línea; será interesante si el DVD puede revitalizar el mercado. Caso de ser así, será a costa del acceso en línea y no tanto del mercado de material impreso. Preveo un limitado pero importante papel para los soportes electrónicos “tangibles” en el futuro, quizás como depósitos de semi-archivo del material más antiguo que puede ser guardado localmente. Buena parte del material que se digitalice encontrará probablemente en los discos tangibles los vehículos de almacenamiento adecuados.
Conclusión.
He sugerido que Internet probablemente cambiará totalmente la manera de suministrar y de usar la información. En buena medida el cambio será positivo. Por ejemplo, es bien conocido que el conocimiento registrado en documentos significa tan sólo una pequeña parte de la información que la gente recibe, ya sean científicos o usuarios corrientes. Buena parte de la información proviene de otras personas. Hasta ahora ha sido recibida en persona, por correo postal y teléfono, y más recientemente por fax. La comunicación personal cara a cara no se verá afectada, pero las otras modalidades están siendo parcialmente reemplazadas por el correo electrónico y los grupos de discusión, que utilizan el mismo medio de comunicación que el utilizado para obtener información más formal, tanto estructurada como no, desde cualquier lugar del mundo. Esto significa que los usuarios pueden utilizar un mismo medio para la mayor parte de sus comunicaciones y que además las diversas formas de comunicación se están fusionando en una sola. Las implicaciones de estas tendencias, que parecen inevitables, serán profundas. He intentado sugerir algunas de ellas; pero estoy seguro que habrá otras.
He indicado también que junto a los efectos positivos de la información electrónica habrá algunos que pueden dañar o destruir algunas buenas características de nuestro sistema convencional. Podemos mantener los dos sistemas en funcionamiento, utilizando cada uno de ellos para hacer aquello que mejor resuelven, y así tener lo mejor de los dos mundos?

Se ha de partir de la base que el Web dispone de una ventaja intrínseca, pues no está sujeto a los mismos principios de mercado que la edición convencional. Esto es cierto fundamentalmente para la información que se puede poner en Internet sin costos para el suministrador, sin embargo los principios del mercado se seguirán aplicando a las revistas que son preparadas por editores convencionales y simplemente transferidas a Internet, puesto que continuarán existiendo costos de producción que habrá que recuperar. Creo haber dejado clara mi creencia en las ventajas significativas de las revistas científicas convencionales, pero, pueden sobrevivir, especialmente si de hecho están compitiendo con las versiones en línea de las mismas revistas? Puedo ver también las ventajas de las piezas de información “descompuestas”, pero no para todas las disciplinas ni para todos los tipos de materiales. Las respuestas dependerán parcialmente de los factores económicos, que necesariamente no favorecen a Internet, parcialmente del comportamiento de la gente, y parcialmente de las presiones que se puedan ejercer --pero sobre quién?
En todo caso, es importante que mejoremos nuestro conocimiento sobre cómo la gente usa las diferentes formas de información, tanto las convencionalmente publicadas como la información electrónica. No conocemos suficientemente los procesos hojeado sistemático ni el valor de la localización de información por azar y por tanto no sabemos si se han de replicar ni cómo en el mundo de la información electrónica.

Necesitamos también especificar exactamente lo que deseamos de un sistema electrónico. Han existido en el pasado muchos casos de gente inteligente diseñando sistemas que sólo pueden ser usados en plenitud por gente muy inteligente, y que por tanto presentan numerosas imperfecciones como mínimo en lo que afecta al común de los mortales. En la última década aproximadamente las cosas han mejorado, y los sistemas se explican ya en mayor medida por si mismos. Pero existe aún un largo camino por recorrer. A la vista de las diferencias entre los diversos usuarios, no existe un sólo sistema que pueda ser ideal para todos; es por esta misma razón que los sistemas han de ser adaptables a los comportamientos y a las necesidades individuales. Sentimos hablar de ricos en información y pobres en información, y hay peligros reales de que la brecha que los divide se haga más grande. Pero existen también los que están entrenados en el manejo de la información y los que no lo están, los cibérfilos y los cibérfobos, y necesitamos estar seguros que esta división también es superada a medida que el uso de Internet comienza a convertirse en una parte tan vital para las vidas de mucha gente en los países desarrollados como hoy lo son el teléfono y los periódicos.

miércoles, 2 de marzo de 2016

MICROSOFT ACCESS

¿Qué es y para qué sirve Microsoft Access?
Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos pero ¿Realmente que es, para que sirve y que podemos hacer con Microsoft Access?.

La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:

El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.

La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.
En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.

En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datosdonde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.
Como ves, ese programa que tienes instalado en el ordenador y no sabes para que sirve acaba de abrirte un abanico de posibilidades casi infinitas pero ¿Todo esto será difícil de hacer, no? pues depende, Microsoftsiempre piensa en sus clientes y nos ofrece una herramienta muy cuidada y a la vez que sencilla para proyectos pequeños pero también esconde muchísimas características para usuarios avanzados que quieran embarcarse en un gran proyecto.
¿
Has visto un programa comercial de facturación? pues eso es una base de datos. ¿Y no te gustaría diseñar tu propio programa de facturación adaptado a tus necesidades e ir mejorándolo según te vaya haciendo falta sin necesidad de invertir ingentes cantidades de dinero en caros programas comerciales? pues eso es Access. Diseñado para ti, mente inquieta.
Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos más complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro preguntas tienes un botón que abre un informe, o añade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.
Pero si eres un usuario aventajado Access también te ofrece herramientas de programación avanzada, puedes saltarte la sencillez de los asistentes e ir directamente a programar en Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft Access, y que te va a permitir dar rienda suelta a tu imaginación hasta límites inimaginables.
Gracias a su facilidad de uso permite un aprendizaje escalable, porque una vez la pruebas, y entiendes su funcionamiento, es como una droga, te engancha.


¿Qué herramientas nos ofrece?

Tablas

Es la forma más simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.









Consultas
De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o elimiar ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.

Formularios
Esta es la parte mas amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma mas práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.
Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos, botones, imágenes y muchas mas cosas, además de ofrecernos plantillas y temas que nos cambian todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos clics.
Informes

Y como máximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro gusto y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, gráficas y posición de los mismos según nos plazca.
Hay muchas mas opciones, aquí solo he querido resumir las mas relevantes.
Si estás interesado en aprender mas visita nuestro blog y verás algunos tutoriales que te pueden dar mas luz sobre esta herramienta.

miércoles, 17 de febrero de 2016

MICROSOFT OFFICE


Microsoft Office es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado por Microsoft Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975). Se trata de un conjunto de aplicaciones que realizan tareas ofimáticas, es decir, que permiten automatizar y perfeccionar las actividades habituales de una oficina.

¿Que es el Office?
Esto es lo que todo el mundo sabe Microsoft Office es un paquete ofimático, es decir, es un conjunto de utilidades diseñadas para cubrir las necesidades ¿?¿?Administrativas¿?¿? de las empresas, no son herramientas que sirvan para desempeñar un trabajo excesivamente técnico y si es bien sabido que están orientadas a transmitir información entre personas por lo que se puede decir que Microsoft Office es un conjunto de aplicaciones para la empresa que permite crear y transmitir información y/o ideas entre socios, colegas y clientes de una forma sencilla y con un sistema de trabajo único para toda la suite. Ha sido así medio improvisado pero yo creo que esta bastante acertado aunque parezca un slogan de Microsoft, esto sigamos

Para que sirve?
Del paquete Microsoft Office son muy conocidas las utilidades Microsoft Word, Excel y Outlook incluso PowerPoint pero ¿Crees que esto es todo? pues no y has tenido suerte porque tengo la mala manía de instalar el Office entero en mi Pc así que te voy a poder listar los paquetes que hay (Al menos los que tengo yo).
1. Microsoft Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft PowerPoint
4. Microsoft Outlook
5. Microsoft OneNote
6. Microsoft Access
7. Microsoft Publisher
8. Microsoft Visio
9. Microsoft Groove
10. Microsoft InfoPath

HISTORIA DE MICROSOFT EXEL

Historia Microsoft Excel

Microsoft comercializó originalmente un programa de hojade cálculo llamado multiplan en 1982, que se convirtió muy popular en los sistemas cp/m , pero en los sistemas ms-dos perdió popularidad frente al lotus 1-2-3. microsoft publicó la primera versión de excel para mac en 1985, y la primera versión de windows (numeradas 2-05 en línea con el mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de windows) en noviembre de 1987. lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para windows y esto ayudó a microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de softwarepara hoja de cálculo de PC. este logro solidificó a microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software
Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de excel, por lo general cada dos años. la versión actual para la plataforma windows es excel 14.0, también denominada microsoft excel 2010. la versión actual para mac os x igualmente se conoce como microsoft excel 2010.

La lista de versiones de microsoft excel que han sido lanzadas al mercado para microsoft windows son:

En el año 1987 Excel 2.0.
En el año 1990 Excel 3.0.
En el año 1992 Excel 4.0.
En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
En el año 1995 Excel 7.0 (Office ‘95).
En el año 1997 Excel 8.0 (Office ‘97).
En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000).
En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP).
En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
En el año 2010 Excel 14.0 (Office 2010).
a principios de 1993, excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenía a la venta de un paquete de software llamado "excel" en el sector financiero. como resultado de la controversia microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "microsoft excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa. microsoft también alentó el uso de las letras xl como abreviatura para el programa; el icono del programa en windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras, y la extensión de archivo por defecto del formato excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de excel regulares en versiones posteriores o iguales a excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a excel 2007 (12.0) o .xlsb para libros de excel binarios en versiones posteriores o iguales a excel 2007 (12.0).
excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, visicalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.
excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). también introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

cuando microsoft primeramente empaquetó microsoft word y microsoft powerpoint en microsoft office en 1993, rediseñó las guis de las aplicaciones para mayor coherencia con excel, producto insigne de microsoft en el momento.
desde 1993, excel ha incluido visual basic para aplicaciones (vba), un lenguaje de programación basado en visual basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. vba es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (ide). la grabación de macros puede producir código (vba) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (vba) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las dll de activex (com); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos.
la funcionalidad de la automatización proporcionada por (vba) originó que excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido de excel mediante la adición de la capacidad para deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo.

miércoles, 27 de enero de 2016

Breve Historia de PowerPoint

Breve Historia de PowerPoint
Cuando nos referimos a la historia de PowerPoint, en muchos sentidos nos estamos refiriendo a la historia de las presentaciones electrónicas la cual tomo un camino evolutivo y ascendente con la incursión del PowerPoint aunque PowerPoint 1.0, estuvo disponible en blanco y negro para la Apple Macintosh y para el sistema operativo DOS, tenía sólo las más básicas herramientas de dibujo, despegó rápidamente.

Después de que Microsoft saca al mercado PowerPoint 1.0 hace alianza estratégica con Genigraphics, compañía  experta en gráficos y la que le proveería sus conocimientos en esta área y de plantillas pre-diseñadas para el desarrollo de presentaciones profesionales fáciles, con el propósito de acelerar el desarrollo de PowerPoint. Y dar paso a la actualización más importante PowerPoint 2.0 lanzada en mayo de 1988.
En mayo de 1990, Microsoft anunció la salida de PowerPoint 2.0 para Windows que incluía diversidad de características entre las que se destacan: la creación de gráficos estadísticos, la disponibilidad de tener una colección completa de clip-art, y la habilidad de poder importar texto de programas como Word.
En abril de 1992, sale PowerPoint 3.0, con un cambio en su interfaz, creando un ambiente limpio para copiar y pegar componentes de Word, Excel directamente dentro de PowerPoint. Con esta versión también se podía incrustar elementos que permitían mostrar otras aplicaciones, tener la posibilidad de tener más tipos de letra, se podían copiar las características de los objetos, tener la posibilidad de rotar objetos, de incrustar sonido etc.
En febrero de 1994, con nuevas características se lanza PowerPoint 4.0 para Windows, esta misma versión para mac se lanza en septiembre del mismo año.
PowerPoint 95 (versión 7.0 de PowerPoint) fue introducido en agosto  de 1995 y estaba basado en un código completamente nuevo, Visual C++, que llego con más opciones de menú, soporte de Visual Basic, múltiples comandos de deshacer (undo), animaciones,  una manera más fácil de integrar sonidos y video y una interfaz más amistosa y personalizable.
PowerPoint 97 (PowerPoint 8.0) se hizo disponible dentro del paquete Office 97 en enero de 1997. En esta versión, el motor de animación tomó dramáticos pasos hacia delante, permitiéndole grabar narraciones en las diapositivas. Con esta nueva versión era posible guardar las presentaciones en HTML, permitiéndoles a los usuarios poner presentaciones en la Web.
PowerPoint 98 para Mac apareció en enero de 1998 e igualó la funcionabilidad de la versión Windows. Por primera vez, la casi perfecta compatibilidad entre plataformas se hizo realidad.
PowerPoint 2000 (versión 9.0) salió al mercado en marzo de 1999 para complacer al deseo creciente de poder guardar  y abrir el mismo archivo tanto en HTML como en su formato originario.
PowerPoint XP (versión 10). Sale en 2002 y sus cambios se reducen a la cantidad de navegación que se requiere para crear una presentación. Los paneles de tareas permiten tener acceso con un solo clic a las plantillas de diseño, las combinaciones de colores, las opciones de animación, las animaciones pregrabadas y personalizadas facilitando su navegación por las distintas opciones hasta encontrar el efecto de animación que luzca mejor. Igualmente permite crear y editar organigramas y otros diagramas directamente en la diapositiva, un procedimiento mucho más rápido y menos engorroso que el que se ha usado en versiones anteriores.
PowerPoint 2003 no se diferenció mucho con respecto a la versión 2002/XP. Contiene la opción Empacar para CD, que facilita el quemado de presentaciones con contenido multimedia. También hay un soporte mejorado para gráficos y multimedia. 
PowerPoint 2007, que salió al mercado en noviembre del 2006, trajo grandes cambios en la interfaz del usuario y capacidades gráficas mejoradas.
Desde entonces se han logrado muchos cambios significativos y mejoras con animaciones e integración de elementos gráficos, de audio y de video.



1.2. Que es PowerPoint

PowerPoint, es un sistema basado en slides o diapositivas usado para mostrar información, normalmente mediante una serie de diapositivas que contienen diferentes formatos como texto, dibujos, gráficos o videos. Los cuales contienen tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. Estas diapositivas pueden obtenerse de las plantillas prediseñadas con que cuenta el programa y diseñar allí las presentaciones las cuales se reconocen por sus extensiones .ppt, .pot o .pss, siendo la primera la más usada

1.3. Iniciar Microsoft PowerPoint

En la barra de tareas de Windows pulse el botón inicio, seleccione Todos los Programas y luego diríjase a la carpeta denominada Microsoft Office, de donde se desplegara los programas que hacen parte de este, seguidamente desplácese a la aplicación que se desea abrir en este caso Microsoft PowerPoint y haga clic en él.

1.4. Salir de Microsoft Power Point

Para salir de Microsoft PowerPoint elija el icono de cerrar de los botones de control de la aplicación ubicados en la parte superior derecha de su pantalla. O también puede hacerlo haciendo clic en el Menú Archivo la opción cerrar.
Barra de Título. Se encuentra localizada horizontalmente en la parte superior de la ventana y en ella se muestra el nombre de la aplicación, y el nombre del documento actual. 
Deshacer y rehacer. Anula algunos comandos o elimina la última entrada. El nombre del comando refleja el comando o la acción que deberá deshacerse, por ejemplo, Deshacer Pegar, Deshacer Entrada. Si no es posible deshacer la acción anterior, aparecerá inhabilitada la opción deshacer. Inmediatamente después de deshacer una acción, este comando se convierte en Rehacer, lo que permite restaurar lo que se ha deshecho. Método abreviado: CTRL+Z - ALT+RETROCESO.
Barra de desplazamiento. Son las barras sombreadas en los lados derecho e inferior de una ventana. Con las barras de desplazamiento, puede desplazarse por la pantalla visualizando toda la diapositiva La posición del cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento indica la parte de la diapositiva presentado en la ventana. Para presentar rápidamente a otra parte de la presentación de PowerPoint, arrastre el cuadro. Para desplazar una fila o una columna en una dirección dada, haga clic en la flecha en el extremo de la barra. Para desplazar una ventana en una dirección dada, haga clic en la barra en ese lado del cuadro de desplazamiento.
Barra de estado. Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y presenta información acerca de un comando seleccionado o una operación en progreso. Cuando se selecciona un comando, el lado izquierdo de la barra de estado describe brevemente el comando. Además que proporciona información sobre el estado de la presentación, por ejemplo, el número de diapositivas que tiene la presentación, e diseño, el idioma entre otros.  
Botón Minimizar. Haga clic en el botón minimizar para reducir el tamaño de la ventana de Microsoft Excel a un icono. Cuando minimiza la ventana de Microsoft PowerPoint, también se minimiza cualquier libro de trabajo abierto. Para restaurar la ventana de Microsoft PowerPoint y cualquier presentación que se encuentre abierto al minimizar la ventana.
Botón Restaurar. Haga clic en el botón restaurar para cambiar el tamaño de la ventana a su tamaño y ubicación anteriores. Hacer clic en el botón restaurar.
Botón Maximizar. Haga clic en el botón maximizar para ampliar una ventana a su tamaño máximo. Una ventana maximizada de una presentación llena el máximo posible de la ventana de PowerPoint y no tiene bordes. Solamente puede maximizar la ventana de Microsoft PowerPoint si ésta no llena la pantalla o si ha sido minimizada al tamaño de un icono.

Ventana del Documento. Representa el área bordeada en la pantalla donde el usuario escribe o edita un documento, estaventana del documento permite que el usuario pueda observar la porción del documento en la pantalla de su monitor. 

Punto de Inserción. Este representa una barra vertical centelleando (aparece y desaparece continuamente) que indica donde el texto será insertado conforme de escriba. Mientras el usuario entre el texto, este punto se mueve hacia la derecha y, cuando se llegue al final de la línea, se mueve hacia abajo, es decir se ubica en la siguiente línea. Lo mismo sucede al insertar gráficas.
El entorno de PowerPoint presenta diferentes Menús con la finalidad de lograr una mejor ubicación de los elementos que se activaran para su uso.


Estas pestañas o ventanas de trabajo son:
  • Menú Archivo
  • Menú Inicio
  • Menú Insertar
  • Menú Diseño
  • Menú Transiciones
  • Menú Animaciones
  • Menú Presentaciones con diapositivas
  • Menú Revisar
  • Menú Vista
·          Lección 2 - Menú Archivo e Inicio.

·          
·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales  presentamos a continuación:
·         Guardar. Permite guardar la presentación actual reemplazando la versión anteriormente guardada. Si va a guardar la presentación por primera vez, PowerPoint abre el cuadro de diálogo Guardar como para que pueda dar un nombre a la presentación y seleccionar la unidad y el directorio (Windows) o carpeta (Macintosh) donde desea guardar la presentación. Como método abreviado, use el botón "Guardar" situado en la barra de herramientas Estándar. Método abreviado: CTRL+G.
·         Guardar como. Lo lleva al cuadro de diálogo Guardar como donde puede guardar la presentación actual con un nuevo nombre. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba el nombre de la presentación y seleccione la unidad o el directorio (Windows) o carpeta (Macintosh) correspondiente. Para usuarios de Windows: Tenga en cuenta que cuando PowerPoint guarda un archivo WMF, sólo la diapositiva actual (en el modo de ver Diapositivas) o la diapositiva seleccionada (en el modo de ver  Clasificador de diapositivas) se guarda como metarchivo. 
·         Comando abrir. Lo lleva al cuadro de diálogo donde puede abrir una presentación existente. Podrá cambiar directorios y unidades dentro del cuadro de diálogo Abrir, del mismo modo en que lo haría con otras aplicaciones de Microsoft: Haga doble clic en un directorio o carpeta para presentar la lista de subdirectorios y archivos que contiene. Haga clic en la unidad para ver otras unidades, y luego seleccione la que desee. Desde aquí se puede buscar archivo. Lo lleva a la ventana donde puede buscar la presentación deseada.
·         Comando cerrar. Permite cerrar una presentación y su ventana. Si ha hecho cambios desde la última vez que guardó la presentación, PowerPoint le da la oportunidad de guardar esos cambios.
·         Información. Esta opción Lo lleva al cuadro de diálogo Resumen donde puede añadir o editar información resumida de la presentación actual. La siguiente información resumida aparece automáticamente (Nombre de la presentación, Directorio en el que está ubicada, Plantilla en la cual está basada la presentación, Número de diapositivas). También puede escribir la siguiente información si lo desea: (Título,  tema,  autor de la presentación y Algunas palabras clave que ayuden a identificar la presentación.
·         Recientes. Para abrir nuevamente uno de las últimas presentaciones de trabajo que usó, seleccione el nombre de dicha presentación que aparecen cuando se elige esta opción que hace parte de la Menú Archivo.
·         Nuevo. Lo lleva al cuadro de diálogo Presentación nueva donde puede crear otra presentación. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Presentación nueva, podrá elegir el enfoque creativo que desee para la nueva presentación, aquí podrá elegir diferentes opciones comopresentación en blanco para realizar una presentación nueva, Abre la presentación predeterminada de PowerPoint para que pueda usar su formato. Plantillas resientes que donde podrá seleccionar las plantillas que haya guardado recientemente, Si ya tiene una presentación abierta, puede usar su formato para la nueva presentación. Plantillas de ejemplo en donde muestra las plantillas de ejemplo que tiene el programa y en donde puede elegir la que desee.
·         Deshacer. Permite cancelar la última operación. Por ejemplo, si acaba de eliminar un elemento de una diapositiva y cambia de opinión, puede restaurar, es decir deshacer la opción. Deshacer inmediatamente y se puede deshacer lo último que se haya hecho solamente. Método abreviado: CTRL+Z.
·         Eliminar. Permite eliminar el objeto seleccionado. Una copia del mismo no se guarda en el Portapapeles. Use el comando Deshacer inmediatamente si necesita restaurar el objeto.
·         Imprimir. Lo lleva al cuadro de diálogo Imprimir donde puede indicar a PowerPoint lo que desea imprimir (diapositivas, páginas de notas, documentos o el esquema). Si va a imprimir documentos, puede optar por imprimir dos, tres o seis imágenes de diapositiva por página. Si va a imprimir una presentación que contiene muestras progresivas de diapositivas, tiene la opción de imprimir con o sin dichas muestras. También puede indicar a PowerPoint el número de copias que desea, si las prefiere intercaladas, si quiere imprimir todas o algunas de las diapositivas/páginas, etc. Método abreviado: CTRL+P.
·         Guardar y Enviar. Permite guardar enviar una presentación por correo electrónico si Microsoft Mail está disponible. Si no está disponible, este comando no aparecerá en el menú. Puede enviar una presentación a una sola persona o distribuirla a varias. Para enviar y distribuir presentaciones, tanto el emisor como el receptor deben tener instalado PowerPoint y Microsoft Mail u otro programa de correo electrónico compatible. Comando agregar lista de distribución. Permite enviar una o más copias de la misma presentación a otras personas usando una Lista de distribución. Se pueden escribir los nombres y direcciones de los receptores, y luego elegir las opciones deseadas (por ejemplo, es posible distribuir una copia de la presentación a un receptor tras otro de forma tal que cada uno de ellos vea los comentarios de las revisiones anteriores).
·         Ayuda. Esta opción proporciona información en relación con la ayuda en los procedimientos en el manejo de esta herramienta. Método abreviado: F1.
·         Opciones. Presenta al usuario las opciones generales de trabajo con Excel.
·         Salir. Para salir de la aplicación use el comando Salir del Menú Archivo.
·        
    Menú INICIO

·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:
·         Copiar. Permite poner una copia de la selección en el Portapapeles. Una vez que copie un objeto, podrá pegar tantas versiones del mismo como desee.  La copia permanece en el Portapapeles hasta que corte o copie otra cosa. Método abreviado: CTRL+C.
·         Pegar. Permite pegar el objeto que está en el Portapapeles de la diapositiva. También puede pegar el mismo objeto tantas veces como guste eligiendo el comando Pegar repetidamente. Asimismo, es posible pegar objetos en otras presentaciones y en documentos dentro de otras aplicaciones. Método abreviado: CTRL+V.
·         Pegado especial. Lo lleva al cuadro de diálogo Pegado especial donde puede pegar objetos y/o datos (incluidos los datos vinculados) en la diapositiva actual. Si desea crear un vínculo con un objeto que está en otra aplicación, haga una copia del mismo en el Portapapeles y péguelo en una diapositiva de PowerPoint usando el comando Pegado especial. Este comando también le permite determinar el formato del objeto que se pegará (imagen, texto sin formato, etc.).
·         Copiar Formato. Permite copiar los atributos que hacen parte del texto. Por ejemplo si esta en negrilla, cursiva o si el texto posee algún color.Método abreviado: CTRL+MAYÚS+C.
·         Cortar. Permite eliminar cualquier cosa que haya seleccionado, dejando una copia en el Portapapeles. La copia permanece en el Portapapeles hasta que corte o copie otra cosa. Podrá usar el comando Cortar, por ejemplo, cuando desee eliminar un elemento de una diapositiva y pegarlo en otra. Método abreviado: CTRL+X.
·         Nueva diapositiva. Lo lleva al cuadro de diálogo Diapositiva nueva donde puede elegir el Diseño automático que desea para la diapositiva nueva. Esta aparecerá después de la diapositiva presentada o seleccionada. Método abreviado: CTRL+M.
·         Diseño de la diapositiva. Lo lleva al cuadro de diálogo Diseño de la diapositiva donde puede seleccionar uno de los varios Diseños automáticos. El cuadro de diálogo presenta las diapositivas en miniatura mostrando los marcadores de posición disponibles de cada Diseño automático (por ejemplo, hay marcadores de posición para títulos, texto, gráficos, imágenes prediseñadas, etc.). Para cambiar el diseño de la diapositiva actual o volver a aplicar el diseño desde el Patrón de diapositivas, haga clic en el en botón “Diseño” situado en la barra de estado.
·         Diapositivas de un archivo. Lo lleva al cuadro de diálogo Insertar archivo donde puede insertar diapositivas de otra presentación en la presentación actual. Para crear un archivo que contenga las diapositivas que desee insertar, seleccione las diapositivas de interés y luego guárdelas como presentación.
·         Diapositivas de un esquema. Lo lleva al cuadro de diálogo Insertar archivo donde puede insertar un esquema creado en otra aplicación, tal como Microsoft Word, dentro de la aplicación actual. Para crear un archivo que contenga el esquema que desee insertar, seleccione el texto de interés en el documento y luego guárdelo como archivo.
·         Diseño. Permite elegir el diseño de la diapositiva que vamos a trabajar de acuerdo con diferentes parámetros de acuerdo a los requerimientos que plantee en dicha presentación, aquí podrá elegir cualquiera de las diferentes opciones que se plantean allí.
·         Sección. Organiza las diapositivas en secciones con el fin de hacer mas fácil las diferentes partes en que puede dividirse una presentación o si se tiene un menú o índice predeterminado a presentar.
·         Fuente. Lo lleva al cuadro de diálogo Fuente donde puede establecer diversos atributos de texto. Es posible escoger la fuente que desee, establecer el estilo (negrita, cursiva, etc.), el tamaño y seleccionar cualquier efecto especial (subrayado, sombra, relieve, etc.). Para cambiar las opciones predeterminadas de la herramienta texto, asegúrese de que nada esté seleccionado. Luego, elija el comando fuente y escoja las opciones que desee. Puede usar las herramientas de la sección fuente, en donde todas las opciones se aplicarán automáticamente.
·         Cambiar mayúsculas/minúsculas. Permite cambiar los párrafos seleccionados en cuanto a mayúsculas, minúsculas, tipo título o tipo inverso.
·         Colores y líneas. Lo lleva al cuadro de diálogo Colores y líneas donde se fija lo siguiente: Estilo de línea y puntas de flecha a aplicar a la línea, dibujo a mano alzada abierto y arco seleccionados. Color de línea a aplicar al objeto seleccionado. Color y tipo de relleno (por ejemplo, sombreado o con diseño) a aplicar al objeto seleccionado.
·         Sombra. Lo lleva al cuadro de diálogo Sombra donde puede elegir el color que desee para usar como sombra de la selección. Además, también es posible ajustar la dirección y descentramiento de la sombra. Para activar o desactivar la sombra predeterminada, haga clic en el botón Sombra.
·         Viñeta. Aquí puede seleccionar un carácter de viñeta para los párrafos que usan viñetas. Para activar y desactivar las viñetas, seleccione el texto y objeto de texto, y luego haga clic en el botón Viñeta.
·         Ajustar texto. Lo lleva al cuadro de diálogo Ajustar texto donde puede definir la forma en que el texto aparecerá en un objeto gráfico. (El objeto o el texto son susceptibles de ser seleccionados para trabajar en ellos). Por ejemplo, aquí es dónde se establece el punto de fijación del texto que está en un objeto gráfico y dónde se especifica si el texto debería ajustarse dentro del objeto.
·         Alineación. Izquierda: Permite alinear a la izquierda cada línea de texto del objeto seleccionado. Centrada: Permite alinear al centro cada línea de texto del objeto seleccionado. Derecha: Permite alinear a la derecha cada línea de texto del objeto seleccionado. Justificada: Hace un espaciado en los caracteres del texto del objeto seleccionado de forma tal que las líneas empiezan y terminan en los márgenes izquierdo y derecho.
·         Interlineado. Permite fijar la cantidad de espacio entre líneas dentro, antes y después de los párrafos seleccionados.
·         Dirección del texto. Cambia la orientación del texto.
·         SmartArt. Convierte texto a gráficos SmartArt que le permiten al usuario una comunicación visual en el uso de diagramas de flujo o diagramas de proceso.
·         Imagen. Permite insertar un objeto de imagen en la diapositiva o página de notas actual. Una vez insertado, puede agregar un borde a la imagen, cambiarle el tamaño, volver a posicionarla, etc.
·         Comando Gráfico. Permite crear un gráfico e insertarlo en la diapositiva o página de notas actual. Microsoft Graph tiene su propia ayuda en línea, la cual está disponible en la barra de menús cuando elige el comando Gráfico de Microsoft Graph. Como método abreviado, haga clic en el botón formas o gráfico
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Comando objeto. Lo lleva al cuadro de diálogo Insertar Objeto donde puede crear e insertar cualquier tipo de objeto de los que están en la diapositiva o página de notas actual. Seleccione el tipo de objeto en el cuadro Tipo de objeto. Los tipos de objeto incluyen texto estilizado de Microsoft WordArt, hojas de cálculo Microsoft Excel, organigramas y mucho más.
·         Traer al frente. Permite traer el objeto o grupo seleccionado al frente (o adelante) de una pila de objetos. Este comando es útil cuando se tienen capas de objetos en un dibujo, por ejemplo, y se desea que uno del fondo aparezca adelante. Hay un botón Traer al frente disponible en la categoría Organizar del cuadro de diálogo del menú inicio.
·         Enviar al fondo. Permite enviar el objeto o grupo seleccionado al fondo (o atrás) de una pila de objetos. Este comando es útil cuando se tienen capas de objetos en un dibujo, por ejemplo, y se desea que uno de adelante sea enviado atrás. Este botón Enviar al fondo pertenece a la categoría Organizar del menú inicio.
·         Traer hacia adelante. Permite traer el objeto seleccionado un paso hacia el frente (o adelante) de la pila de objetos. Este botón Traer hacia adelante pertenece a la categoría Organizar de menú inicio.
·         Enviar hacia atrás. Permite enviar el objeto seleccionado un paso hacia atrás (o hacia el fondo) de la pila de objetos. Este botón Traer hacia atrás pertenece a la categoría Organizar de menú inicio.
·         Agrupar. Permite crear un conjunto de objetos para trabajarlo como si fuera un solo objeto (por ejemplo, el grupo se puede cambiar de tamaño, voltear y mover). Para seleccionar los objetos a fin de agruparlos, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS y haga clic en aquellos que desee incluir. Luego elija el comando Agrupar.
·         Desagrupar. Permite cancelar un grupo de forma tal que los objetos contenidos en el mismo resultan independientes otra vez. Los objetos se pueden desagrupar y reagrupar en tanto no se cambien las diapositivas o el modo de ver. Hay un botón desagrupar.
·         Reagrupar. Permite restablecer el último grupo desagrupado. El comando Reagrupar está disponible si no se han cambiado diapositivas o modos de ver desde que se desagruparon los objetos.
·         Alinear. Lados izquierdos: Permite mover los objetos seleccionados de forma tal que sus bordes izquierdos quedan alineados. Este botónAlinear lados izquierdos en la categoría Organizar del menú inicio. Centro: Permite mover los objetos seleccionados de forma tal que resultan verticalmente alineados sobre sus centros. Este botón pertenece a la categoría Organizar del menú inicio. Lados derechos: Permite mover los objetos seleccionados de forma tal que sus bordes derechos quedan alineados. Este botón pertenece a la categoría Organizar del menú inicio.Lados superiores: Permite mover los objetos seleccionados de forma tal que sus bordes superiores quedan alineados. Este botón pertenece a la categoría Organizar del menú inicio. Medios: Permite mover los objetos seleccionados de forma tal que sus puntos medios quedan alineados horizontalmente. Este botón pertenece a la categoría Organizar del menú inicio. Lados inferiores: Permite mover los objetos seleccionados de forma tal que sus lados inferiores quedan alineados.
·         Ajustar a la cuadrícula. Permite desactivar una cuadrícula invisible para ayudar a alinear objetos. A medida que dibuje objetos, las esquinas de los mismos se alinearán con la intersección más cercana de la cuadrícula permitiendo mayor precisión en el dibujo. Los objetos dibujados antes de activar la cuadrícula no serán influenciados por ésta.
·         Girar. Libremente: Permite habilitar el puntero Girar libremente para poder girar el objeto seleccionado a cualquier ángulo. Cuando el puntero se posiciona sobre uno de los cuadros para cambiar el tamaño del objeto, se convierte en un puntero de cuatro flechas indicando que el objeto se puede girar en cualquiera de las cuatro direcciones. Arrastre el objeto hasta la posición deseada, y luego suelte el botón del mouse. Hacia la izquierda: Permite girar el objeto seleccionado hacia la izquierda (en el sentido opuesto a las manecillas del reloj) en incrementos de 90 grados. Cada vez que elija Girar hacia la izquierda, el objeto se moverá otros 90 grados hacia la izquierda. El texto adjunto y el texto agrupado al objeto girarán junto con el mismo. Hacia la derecha: Permite girar el objeto seleccionado hacia la derecha (en el sentido de las manecillas del reloj) en incrementos de 90 grados. Cada vez que elija Girar hacia la derecha, el objeto se moverá otros 90 grados hacia la derecha. El texto adjunto y el texto agrupado al objeto girarán junto con el mismo. Voltear horizontalmente: Permite voltear horizontalmente el objeto seleccionado (hacia la izquierda o hacia la derecha). Si elige otra vez Voltear horizontalmente, el objeto volverá a su posición original. El texto adjunto y el texto agrupado al objeto se voltearán junto con el mismo. Voltear verticalmente: Permite voltear verticalmente el objeto seleccionado (lo coloca al revés). Si elige otra vez Voltear verticalmente, el objeto volverá a su posición original. El texto adjunto y el texto agrupado al objeto se voltearán junto con el mismo.
·         Escala. Lo lleva al cuadro de diálogo Escala donde puede cambiar el tamaño de los objetos seleccionados en un porcentaje específico. El comando Escala le permite mantener el objeto seleccionado en proporción. Haga clic en el botón Mostrar si desea ver la apariencia del objeto ajustado proporcionalmente antes de salir del cuadro de diálogo. Al ajustar proporcionalmente una imagen, (imágenes prediseñadas, por ejemplo), podrá ampliarla o reducirla en base a un porcentaje del tamaño original de la misma. También puede hacer que PowerPoint ajuste proporcionalmente un objeto, de forma tal que aparezca en un tamaño óptimo para una presentación con diapositivas.
·         Cambiar la forma automática. Permite cambiar un objeto de Formas automáticas seleccionado por otro del mismo tipo. Para dibujar algunas formas básicas, haga clic en el botón Formas automáticas situado en la barra de herramientas Dibujo, luego seleccione la forma que desee desde la barra de herramientas Formas automáticas, y finalmente arrastre. Entonces, podrá cambiar esas formas por otras de la barra Formas automáticas usando el comando Cambiar la forma automática.
·         Buscar. Lo lleva al cuadro de diálogo Buscar la palabra que se desee, dentro de la presentación.
·         Remplazar. Lo lleva al cuadro de diálogo Reemplazar donde puede especificar la palabra o frase que desea buscar y la palabra o frase que desea poner en su lugar en la presentación. PowerPoint buscará todos los casos de texto excepto aquellos que estén en objetos incrustados, en gráficos, por ejemplo. En el cuadro de diálogo Reemplazar, indique a PowerPoint si tiene que hacer coincidir las letras tal como las escribió TODAS MAYÚSCULAS, por ejemplo y si tiene que hallar la palabra entera solamente (para buscar “con”, por ejemplo, y pasar por alto “consejo”.
·         Seleccionar. Permite seleccionar todos los objetos contenidos en la diapositiva (en el modo de ver Diapositivas), todas las diapositivas de la presentación (en el modo de ver Clasificador de diapositivas o Esquema) o todo el texto de un objeto seleccionado. Si ha añadido elementos de fondo al Patrón de diapositivas, y usa Seleccionar todo para seleccionar objetos de un diapositiva en el modo de ver Diapositivas, PowerPoint no seleccionará los elementos de fondo. Los elementos de fondo están bajo control del Patrón de diapositivas.
·         Eliminar diapositiva. Permite eliminar la diapositiva presentada (en el modo de ver Diapositivas) o la diapositiva o diapositivas seleccionadas (en el modo de ver Clasificador de diapositivas o Esquema). Si cambia de opinión, use el comando Deshacer inmediatamente para restaurar la diapositiva o diapositivas eliminadas.
·         Duplicar. Permite crear un duplicado de la selección, pegándolo de forma tal que queda ligeramente descentrado del original. La duplicación de objetos es práctica para hacer cadenas de objetos tales como una matriz. A diferencia del comando Copiar, el comando Duplicar no coloca el objeto en el Portapapeles. Tan pronto como anule la selección, el comando Duplicar dejará de estar disponible.
·         ección 3- Menú Insertar y Diseño de Página.

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·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:
·         Tabla. Proporciona herramientas que permiten generar el proceso de creación y aplicación de formatos a las tablas.
·         Imágenes prediseñadas. Permite buscar imágenes prediseñadas en Microsoft Clip Art Gallery y elegirlas para insertarlas en la diapositiva o página de notas actual. También puede seleccionar un Diseño automático que contenga un marcador de posición de imágenes prediseñadas, y luego hacer doble clic en el marcador de posición.
·         Captura. Permite capturar Recortar una imagen de la pantalla.
·         Ilustraciones. En esta sección tenemos: Imagen. Abre el cuadro de diálogo Imagen, en el cual se puede incluir la imagen de un archivo de gráficos. El cuadro de diálogo Imagen permite buscar diversos formatos de archivo en el PC. Imágenes Prediseñadas. Abre el cuadro de diálogo Buscar, en el cual se pueden buscar los archivos gráficos utilizando criterios especificados por el usuario. Formas. Permite insertar formas previamente diseñadas. SmartArt.  Inserta elementos gráficos SmartArt que le permiten al usuario una comunicación visual en el uso de diagramas de flujo o diagramas de proceso.
·         Gráficos. Esta sección nos permite la utilización de gráficos estadísticos para el manejo de la información, y contamos con la Creación de un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o en una hoja de gráfico del libro de trabajo, en diferentes opciones como columna, líneas, circular, barras, área, dispersión, otros. Método abreviado: F11.
·         Vínculos. Supongamos que está creando una presentación para el departamento de ventas. En tal caso, incluirá datos de ventas de varias regiones del país y seguramente deseará contar con las últimas cifras disponibles, de manera que podrá vincular una dirección de internet o una hoja de cálculo a la diapositiva de la presentación y especificar que el gráfico de la presentación sea actualizado siempre que dicho departamento cambie las cifras. Así, cada vez que haga la presentación, estará incluyendo la última información disponible. Cuando vincule información en la presentación de PowerPoint, podrá elegir la actualización automática; es decir, cada vez que abra la presentación, la información se actualizará automáticamente. O bien, tendrá la posibilidad de decidir si verifica los datos primero y luego los actualiza presionando una tecla. Usando los menús de PowerPoint podrá convertir la información en un objeto de PowerPoint y editarlo. Sin embargo, una vez que interrumpa el vínculo del objeto con su aplicación original, cualquier actualización que haga tendrá efecto alguno sobre el objeto en la presentación. También es posible traer diferentes clases de elementos artísticos e información a las presentaciones de PowerPoint como objetos vinculados. Para esto, la aplicación con la cual haya creado el objeto simplemente necesita ser compatible con la vinculación e incrustación de objetos. Por ejemplo, puede establecer vínculos con objetos tales como: (Películas del Transmisor de medios de Windows o desde QuickTime de Macintosh - Gráficos Excel  - Objetos de PowerPoint y diapositivas de otras presentaciones – Organigramas)
·         Word Art: Que es la opción para hacer texto decorativo e insertarlo a la presentación.
·         Fecha. Inserta el símbolo de la fecha dentro de un objeto de texto donde se encuentre el punto de inserción. El símbolo de la fecha se puede añadir a los patrones: Patrón de diapositivas, Patrón de notas, Patrón de documentos y Patrón del esquema. Luego, cuando imprima o presente el componente correspondiente de la presentación, PowerPoint substituirá la fecha real del símbolo y la presentará en cada una de las diapositivas o páginas impresas. Por ejemplo, inserte el símbolo de la fecha en el Patrón de documentos para que la fecha aparezca en cada una de las páginas de los documentos que imprima.
·         Hora. Permite insertar el símbolo de la hora dentro de un objeto de texto donde se encuentre el punto de inserción. El símbolo de la hora se puede añadir a los patrones: Patrón de diapositivas, Patrón de notas, Patrón de documentos y Patrón del esquema. Luego, cuando imprima o presente el componente correspondiente de la presentación, PowerPoint substituirá la hora real del símbolo y la presentará en cada una de las diapositivas o páginas impresas. Por ejemplo, inserte el símbolo de la hora en el Patrón de documentos para que la hora aparezca en cada una de las páginas de los documentos que imprima. La hora aparece de acuerdo con el formato seleccionado en el panel de control del equipo.
·         Número de página. Permite insertar el símbolo del número de página dentro de un objeto de texto donde se encuentre el punto de inserción. El símbolo del número de página se puede añadir a los patrones: Patrón de diapositivas, Patrón de notas, Patrón de documentos y Patrón del esquema. Luego, cuando imprima o presente el componente correspondiente de la presentación, PowerPoint substituirá el número real de página o diapositiva del símbolo y lo presentará en cada una de las diapositivas o páginas impresas. Por ejemplo, inserte el símbolo del número de página en el Patrón de documentos para que el número de página aparezca en cada una de las páginas de los documentos que imprima.
·         Insertar Objeto. Objeto incrustado. Permite que a la presentación se importen objetos realizados en otras aplicaciones es decir que estén en otros formatos o extensiones.
·         Ecuación. Permite insertar ecuaciones matemáticas comunes o crear ecuaciones propias  mediante la biblioteca de símbolos matemáticos.
·         Símbolos. Con esta opción se ingresan símbolos gráficos que el teclado no los tiene.
·         Multimedia. En esta sección se pueden integra elementos multimedia. Aquí tenemos la posibilidad e insertar: video. Inserta archivo de formato de video. Audio. Inserta archivo de formato de audio.
·         Menú DISEÑO

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·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:
·         Configurar diapositiva. Lo lleva al cuadro de diálogo configurar página. Aquí es donde tiene que especificar el formato de impresión. Fije las dimensiones y la orientación de las diapositivas, notas, documentos y esquemas (vertical u horizontal), más la numeración que desee usar.
·         Temas. Esta sección ofrece una variedad de temas de diseño, que incluyen combinaciones de colores coordinados, fondos, estilos de fuente y colocación de marcadores de posición. Usar los temas prediseñados ayuda a cambiar más rápidamente la apariencia general de una presentación.
·         Fondo de la diapositiva. Lo lleva al cuadro de diálogo Fondo de la diapositiva, Fondo de las notas o Fondo de los documentos donde puede cambiar el color de los fondos de la presentación. También puede sombrear el fondo y mostrar el resultado de las opciones a medida que trabaja. Asimismo, es posible cambiar el fondo de la diapositiva seleccionada, página de notas o documento, o aplicar los cambios a todas las diapositivas, páginas de notas o documentos de la presentación.
·         Si cambia un fondo pero luego decide seguir la apariencia del patrón, puede elegir el botón "Seguir el patrón" en el cuadro de diálogo Fondo. También puede optar por presentar (o no presentar) elementos de fondo desde el patrón en una diapositiva, página de notas o documento en particular activando o desactivando la opción "Mostrar los objetos en esta diapositiva".
·         Combinación de colores de la diapositiva. Lo lleva al cuadro de diálogo Combinación de colores de la diapositiva, notas o documentos donde puede agregar un color a la combinación de colores de la presentación, o cambiar a una nueva combinación de colores.

·         Lección 4 - Menú Transiciones, animaciones y presentación con diapositivas.
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·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:
·         Vista previa. Esta opción muestra la transición ejecutada sin pasar de diapositiva en diapositiva.
·         Transición. Es el espacio donde puede seleccionar los efectos de transición (por ejemplo, desvanecimientos y barridos) que desee usar como avance de las diapositivas en una presentación. Al seleccionar una transición, procederá la demostración en el cuadro de muestra.
·         Adicionalmente puede agregar audio a las diapositivas y configurar la duración de la transición.

·         Menú ANIMACIONES

·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:
·         Vista previa. Esta opción muestra la transición ejecutada sin pasar de diapositiva en diapositiva.
·         Animaciones. Es el espacio donde puede seleccionar las animaciones, es decir los atributos de movimiento que se le dan a los objetos, (por ejemplo, aparecer desvanecer), los elementos animados se señalan en la diapositiva mediante etiquetas numeradas lo que permite dar un orden al desarrollo de la animación en la diapositiva.

·         menú PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS


·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:

·         Desde el principio. Muestra la presentación desde la primera diapositiva.

·         Desde diapositiva actual. Muestra la presentación desde la diapositiva donde se está ubicado.

·         Presentación con diapositivas. Lo lleva al cuadro de diálogo Presentación con diapositivas donde puede fijar opciones para hacer una presentación con diapositivas electrónica. Es posible mostrar algunas o todas las diapositivas, por ejemplo, y optar por avanzar haciendo clic en el mouse o usar los intervalos automáticos previamente establecidos. Si desea fijar intervalos, elija la opción ensayar intervalos nuevos.
·         Mostrar progresivamente. Lo lleva al cuadro de diálogo Mostrar progresivamente donde puede hacer que la diapositiva aparezca en pantalla progresivamente. Esto consiste en que cada párrafo destacado con viñeta del texto principal se revele a razón de uno por vez durante una presentación con diapositivas. En el cuadro de diálogo Mostrar progresivamente, elija cómo desea que aparezcan los puntos de viñetas. Por ejemplo, las viñetas pueden volar desde la parte superior o inferior, cuadros bicolores hacia dentro, disolución, etc. Aquí es donde también puede decidir si atenúa los puntos anteriores en la diapositiva y, en tal caso, qué colores usar. El uso de la muestra progresiva de diapositivas puede ser de gran ayuda para la presentación con diapositivas electrónica! Experimente hasta lograr los efectos que más le agraden.
·         Ocultar diapositiva. Permite ocultar una diapositiva para omitirla durante una presentación con diapositivas electrónica. Si oculta una diapositiva, aparece un icono en la esquina inferior derecha de la diapositiva anterior de la presentación. Entonces, si decide mostrar la diapositiva oculta, tendrá que hacer clic en el icono.
·         Ensayar intervalos. Abre una vista en donde se ensaya el tiempo y el desarrollo de cómo queda la presentación.

·         Lección 5 - Menú Revisar y Vista.
  
·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:
·         Ortografía. Permite verificar la ortografía en toda la presentación. Si PowerPoint encuentra palabras que no están en el diccionario principal, podrá añadirlas al diccionario personalizado. Cualquier diccionario personalizado que use con cualquier producto Microsoft funcionará con PowerPoint.
·         Referencia. Esta opción abre el panel de tareas y busca en los materiales, libros y sitios de referencia específicos disponibles como diccionarios, traductores, enciclopedias, etc. Método abreviado: Alt+ Clic. Sinónimos. Abre un panel donde se encuentran los sinónimos es decir las palabras con unos mismos significados y antónimos que son palabras con significado contrario y hacen parte del diccionario.
·         Idioma. Traduce el texto seleccionado a otro idioma. Hay que comprobar que el texto esté asociado con el idioma correcto. Para que pueda hacerse la traducción pertinente.
·         Comentarios. Esta sección es la encargada de los comentarios. En esta sección existen varias opciones que son: Nuevo comentario. Adhiere un comentario nuevo a la los elementos de la diapositiva Cuando se tienen comentarios estos se pueden editar o cambiar los comentarios. Al presionar ENTRAR se comienza una nueva línea. También en posible borrarlos y navegar entre los comentarios con las opciones de anterior y siguiente, así como mostrar u ocultar comentarios.

·         Lección 5 - Menú Revisar y Vista.

·          En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:
·         Ortografía. Permite verificar la ortografía en toda la presentación. Si PowerPoint encuentra palabras que no están en el diccionario principal, podrá añadirlas al diccionario personalizado. Cualquier diccionario personalizado que use con cualquier producto Microsoft funcionará con PowerPoint.
·         Referencia. Esta opción abre el panel de tareas y busca en los materiales, libros y sitios de referencia específicos disponibles como diccionarios, traductores, enciclopedias, etc. Método abreviado: Alt+ Clic. Sinónimos. Abre un panel donde se encuentran los sinónimos es decir las palabras con unos mismos significados y antónimos que son palabras con significado contrario y hacen parte del diccionario.
·         Idioma. Traduce el texto seleccionado a otro idioma. Hay que comprobar que el texto esté asociado con el idioma correcto. Para que pueda hacerse la traducción pertinente.
·         Comentarios. Esta sección es la encargada de los comentarios. En esta sección existen varias opciones que son: Nuevo comentario. Adhiere un comentario nuevo a la los elementos de la diapositiva Cuando se tienen comentarios estos se pueden editar o cambiar los comentarios. Al presionar ENTRAR se comienza una nueva línea. También en posible borrarlos y navegar entre los comentarios con las opciones de anterior y siguiente, así como mostrar u ocultar comentarios.

·         Menú VISTA

·         En esta Menú contamos con las siguientes alternativas o Comandos los cuales presentamos a continuación:

·         Normal. Permite ver de manera normal las diapositivas de la presentación.

·         Clasificador de diapositivas. Permite presentar versiones en miniatura de las diapositivas. En el modo de ver Clasificador de diapositivas, es fácil añadir nuevas diapositivas, así como copiarlas, pegarlas, eliminarlas y moverlas dentro de una presentación porque de este modo puede ver toda la presentación. En el modo de ver Clasificador de diapositivas, también es posible fijar los intervalos de las diapositivas para una presentación y escoger las transiciones que desee para avanzar de diapositiva en diapositiva. Estas características están disponibles en la barra de herramientas del modo de ver Clasificador de diapositivas, situada justo arriba del área de trabajo de ese modo de ver. Como método abreviado, haga clic en el botón Ver clasificador de diapositivas situado en el lado inferior izquierdo de la ventana del documento.

·         Páginas de notas. Permite ver la página de notas actual. En el modo de ver Notas hay una imagen de diapositiva en la parte superior de la página y espacio para notas en el lado del botón. Se puede cambiar el tamaño y la ubicación tanto de la imagen de diapositiva como del cuadro de notas arrastrando el cuadro de tamaño. Para cambiar el formato de las páginas de notas de la presentación, haga las modificaciones en el Patrón de notas a fin de no tener que cambiar cada una de las páginas de notas.

·         Vista de lectura. Muestra la presentación como una presentación que se ajusta a la ventana es decir a pantalla completa, para salir de esta opción oprime ESC.

·         Patrón de. Diapositivas: Permite mostrar el Patrón de diapositivas de la presentación en la que está trabajando. Cuando quiera fijar el formato de los títulos y textos de las diapositivas, hágalo en el Patrón de diapositivas. Asimismo, el Patrón de diapositivas es donde se añaden objetos, tales como un logotipo, para que aparezcan en cada una de las diapositivas. También puede insertar la fecha, hora o número de página en el Patrón de diapositivas para que aparezcan en cada una de las diapositivas o página impresa. Del esquema: Permite mostrar el Patrón del esquema de la presentación en la que está trabajando. Si tiene información que desea que aparezca en cada una de las páginas del esquema, puede añadir texto y gráficos al Patrón del esquema. De notas: Permite mostrar el Patrón de notas de la presentación en la que está trabajando. Si tiene información que desea que aparezca en cada una de las páginas de notas, puede añadir texto y gráficos al Patrón de notas. En el Patrón de notas se pueden ver los marcadores de posición de la imagen de la diapositiva y de las notas. Si desea ajustar el tamaño o la ubicación de estos marcadores, hágalo en el Patrón de notas.
·         Regla. Permite presentar una regla vertical y otra horizontal en el modo de ver Diapositivas o Notas. Cada bloque de texto y cada objeto gráfico tiene sus propias opciones de reglas. Los márgenes y tabulaciones de un bloque de texto seleccionado se ven en la regla horizontal. Seleccione un bloque de texto diferente para presentar sus márgenes y tabulaciones en la regla horizontal. Al trabajar con un objeto gráfico, ambas reglas le mostrarán la posición y tamaño del objeto en la diapositiva o página de notas. El cero indica el punto medio en ambas reglas.
·         Guías. Permite presentar las guías movibles que se usan para alinear objetos en el modo de ver Diapositivas o Notas. Las guías son dos reglas, una horizontal y otra vertical. Primero aparecen posicionadas en el centro de la ventana de PowerPoint. Para mover una regla, arrástrela con el puntero. Si mueve un objeto próximo a una guía, éste se ajustará a la misma.
·         Zoom. Lo lleva al cuadro de dialogo Zoom donde puede seleccionar la escala de visualización deseada. Entonces, PowerPoint presenta la diapositiva actual o la página de notas en el tamaño elegido. Al trabajar con objetos pequeños, es de utilidad presentar la diapositiva o página de notas en un porcentaje alto, tal como 200 por ciento, para poder ver los detalles.
·         Ajustar. Permite cambiar el tamaño de la ventana de PowerPoint activa de forma tal que se ajuste tanto como sea posible a la diapositiva o página de notas en el área de trabajo. Por ejemplo, si disminuye la escala de visualización en el modo de ver Diapositivas del 50 al 33 por ciento y luego elige Ajustar al tamaño de la página, PowerPoint cambiará el tamaño de la ventana para ajustarla a la diapositiva más pequeña.
·         Organizar todo. Permite ordenar las ventanas de PowerPoint abiertas para poder ver todas las presentaciones abiertas pulcramente dispuestas.
·         Cascada. Permite ordenar las ventanas de PowerPoint de forma tal que resultan superpuestas, siendo visible la barra de título de cada presentación abierta. Para seleccionar una presentación, haga clic en la barra de título.
·         Macros. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que permiten automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones. Ejecuta, modifica o elimina la macro seleccionada. El Comando macro Inserta un módulo nuevo a la izquierda de la hoja seleccionada. Utilice el comando Macros automáticas para especificar las macros automáticas que están automáticamente disponibles y listas para usarse al iniciarse Excel. Con el comando Macros automáticas pueden instalarse o eliminarse las macros automáticas que vienen con PowerPoint, o las que se hayan creado.